$cityNameCH企業海外拓點: 海外公司登記、會計、稅務及薪資處理服務

與客戶對話-談海外公司薪資與考勤作業服務

客戶問:請問永輝在薪資與考勤作業方面能提供啥樣的服務?貴司在薪資與考勤方面的服務有哪些特色?請問貴所提供薪資與考勤作業服務有沒有行業限制?或有沒有在某種情境下無法提供服務?假如我們自己有某些部份的HR系統,可以和永輝系統整合嗎?薪資成本分攤後的日記帳分錄,您們要如何產生?為什麼薪資款先匯給永輝,再由永輝匯給員工?會不會產生稅務問題?在地人事部門有問題詢問,要收費嗎?在地員工薪資條需要解釋,是問貴司在曼谷同事嗎?要收費嗎?

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客戶David-HR:台灣一家上市公司的HR主管
客戶Amy-CFO:台灣同一家上市公司的財務長
客戶Kevin-IT:台灣同一家上市公司的IT主管
永輝Dale-CEO:永輝所長/CPA
永輝Kerry-Payroll:永輝跨國薪資服務部主管

時間:201812
地點:永輝大會議室
與台灣一家上市公司客戶 高階主管對話談海外子公司薪資與考勤服務

關鍵對話內容摘錄如下: 

David-HR問:

請問永輝在薪資與考勤作業方面能提供啥樣的服務?
我們公司正計劃在泰國越南印尼菲律賓等地設立工廠。在銷售方面,並計劃要在美國德國日本韓國等國家設立自己的直營銷售點,漸漸地取代當地的代理商。

Dale Chen答:

永輝的定位在為跨國企業海外子公司提供公司登記薪資與考勤、會計及稅務一條龍服務。
您所提的這些國家,我們都有提供。
薪資與考勤作業方面:
我們使用雲端系統支援提供:排班、雲端定位打卡、請假、加班、薪資計算發放及繳交個稅及員工保險等,也幫忙協助安排團保及僱主責任險。
同時也提供外資公司設立前的臨時代僱服務。
至於台幹的工作證的辦理,也是我們的強項。

 David-HR問:

請問貴司在薪資與考勤方面的服務有哪些特色? 

Dale-CEO答:

薪資與考勤作業服務,我們有2個特色:一個是熟悉在地國的勞動及薪資法規;其二是我們有自己的資訊部門。
在勞動及薪資法規方面:
我們花重金訂閱了一個全球的資料庫,包含151國。每年US$3萬元左右的使用費。
再加上,我們多年來在各的實作經驗(Hands-on Experiences)。
使我們在這方面已算是佼佼者。

在勞動及薪資方面的資訊系統:
基本上包括3個區塊:第一塊,是薪資系統,第二塊,是請假及加班系統,第三塊,是排班系統及員工打卡系統。
其中,員工排班及打卡資料,能和請假加班系統整合互相勾稽。
同時,請假和加班系統產生的請假時數,加班時數及總計,也能和薪資系統整合。

Kevin-IT問:

請問貴所提供薪資與考勤作業服務有沒有行業限制?或有沒有在某種情境下無法提供服務?

Dale-CEO答:

我們主要的是提供服務,不是賣系統。永輝當然有完整的雲端薪資與考勤系統,而且可以客製。假如客戶已用了自己的系統,我們會發揮ETL(Extract Transform Load)的專業,轉出貴司系統中的資料來應用。
基本上我們在薪資與考勤作業服務有三種服務態樣,這已包含所有行業,所有情境都可服務。

第一種服務態樣代號 F =Fully use Ever-shine System:
全部使用永輝薪資作業模組及考勤作業中4個模組:員工排班、打卡、請假、加班。
使用永輝排班系統及GPS手機打卡的資料,則轉過來給永輝的請假加班系統,永輝的系統產出未打卡,未請假及未打卡報加班的檢核清單永輝產生Cross Check Report給貴司人事處理。廣泛用於員工。

第二種服務態樣代號 B =Batch Cross Check only:
貴司使用永輝薪資作業模組,考勤作業中貴司使用自己的排班、打卡模組,Batch Cross Check交給永輝處理。。
每月定期下傳排班資料及打卡資料給永輝。
永輝依照貴司邏輯,產出未請假及未進廠卻報加班的檢核清單(Cross Check Report),給工廠的人事部門作異常處理,產生正確的請假加班時數給永輝薪資系統。廣泛用於工廠。

第三種服務態樣代號S=Semi-Automatically:
貴司僅使用部分模組(完整=薪資、排班、打卡、請假及加班5個模組),或雖然使用了5個完整模組,但因某種緣故,是由不同廠商提供的系統,資料無法整合,Batch Cross Check交給永輝處理。
每月定期下傳排班資料,打卡資料,請假資料及加班資料給永輝。
永輝依照貴司邏輯,產出未請假及未進廠卻報加班的檢核清單(Cross Check Report),給貴司人事部門作異常處理,產生正確的請假加班時數給永輝薪資系統。

請參考:永輝薪資考勤作業服務態樣

Kevin-IT
問:

那假如我們工廠在同一地點,而且人數多,我們採用一家公司的臉部辨識人事出缺勤系統,也可以用在出入工廠的控管,同時用在員工用膳,宿舍,運動器材,借書等的管理。這種情況下,永輝可以在不更變我們的系統下提供服務嗎?

Dale-CEO答:

我猜貴司使用的臉部辨識人事出缺勤系統,應該有排班系統。我們的服務應該是上述服務態樣的第2種。如您們還有請假及加班系統,就會變成是上述服務態樣的第3種。

Kevin-IT問:

假如我們自己有某些部份的HR系統,可以和永輝系統整合嗎?

Dale-CEO答:

我們是提供服務,不是賣系統,我們跟貴司協同把工作完成。
我們的原則是不重覆輸入。
您們已經有的系統繼續用,產生的資料,約定在哪兒交換。
也確定是在那個截止點交換,交換後,就讓永輝往下處理,再將處理的結果依據貴司的格式交回給貴司系統去Upload。

我舉個例子:
台灣的外商有2-3百家的薪資是我們幫他們計算並發放的。
例如某家知名資訊公司,他們有賣HR系統,但台灣的薪資是我們處理的。
截止點是:
他們的系統產出毛額薪資(Gross-Salary),然後交給我們作Gross-to-Net,計算後,匯款給我們永輝,然後再發給員工,然後勞保,健保,勞工退休金,員工個稅扣繳等都是我們處理。
處理好以後,產生一個薪資成本分攤後的日記分錄給客戶財務部門去入帳。

Amy-CFO問:

喔,我還以為財務部門要自己做薪資成本分攤後的日記帳分錄,您們要如何產生?

Dale-CEO答:

這個需要寫一個分攤程式,每個公司都需要客製,我們的IT人員會依照貴司的需求客製。
當然貴司每個人的歸屬部門跟會計科目對照表、及其他分攤規則要提供給我們。
此外,這部份的程式客製費用是要另外收的。

Amy-CFO問:

為什麼有些公司的員工的薪資款,會先匯給永輝,再由永輝匯給員工?這部份會不會產生稅務問題?

Dale-CEO答:

有些外商公司所開的銀行帳戶,當初在開立時,並沒有只秀出薪資總額的功能,而是每一筆都秀出來,這樣不利於薪資保密,要再申請此功能通常要總公司的大人物再來台灣一趟,因此,就會是匯過來永輝,再匯出去給員工。
在稅務上,台灣只要帳務清礎,銀行進與出金額可以勾稽,基本上可以視為代收代付。
在中國,永輝有人事代理行業執照,也可以開代收代付發票。
其他國家,只要帳務進出可以清楚勾稽,大致都沒問題。

David-HR問:

假如委託永輝後,在地人事部門有問題詢問,要收費嗎?在地員工,例如在曼谷,他/她們看薪資條需要解釋,是問貴司在曼谷同事嗎?要收費嗎?

Kerry-Payroll答:

在我們提供的服務項目範圍內詢問,是不用再收費的。
但超出範圍,例如審核勞動合同,或處理勞資爭議等是需要另外報價收費的。
此外,員工來問薪資條的事,不用再收費。

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永輝潛在可服務城市 (2個月籌備期):
我們為IAPA會員所,總部在倫敦,全球300個會員所, 員工約1萬人。
我們為LEA會員所.總部在 美國芝加哥,全球600個會員所, 員工約2萬8千人。
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在亞太各國主要城市,使用雲端薪資與考勤系統,建立多方協同合作的作業環境。
任何被授權的人可以在任何地方,任何時間,使用電腦簽核,查詢,覆核,核准交易。
貴司使用永輝考勤系統4個完整模組,包括:線上請假模組,線上加班單模組,線上排班模,線上打卡模組。
貴司只使用永輝考勤系統部分模組,我們將提供考勤資料配對上傳至永輝交叉比對作業服務模組,產生cross check report 給貴司人資處理。。

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短期代僱服務適用時機:
銷售產品至某個國家時,聘請當地人員担任行銷,銷售市場調查和售后服務活動。
爭取某個國家公民營工程專案時,聘請當地工程師及專業人員協助準備投標文件。
到某個國家採購原物料時,聘請當地人員負責供應商搜尋,採購,及產品品質管制檢驗等工作。
到某個國家外包勞務時, 聘請當地人員負責研究、開發等工作。

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